Checklist: taakverdeling

Ondernemingsraden zijn druk met alles wat op ze afkomt. En omdat hun tijd nu eenmaal beperkt is, komen ze moeilijk toe aan het oppakken van de thema’s die ze zelf belangrijk vinden. Al te vaak vindt dat zijn oorzaak in het ‘alles van zijn allen’ doen. Als dat ook voor uw ondernemingsraad op gaat, wordt het dan niet eens tijd voor wat  meer taakverdeling?

Het verdelen van taken is niet alleen weggelegd voor grote ondernemingsraden met negen of meer zetels. Ook een OR van vijf leden kan taken wegzetten bij een of twee mensen. Belangrijkste aandachtspunt is de keerzijde van taakverdeling: coördinatie. Iemand moet het werk verdelen, de uitvoering ondersteunen en het overzicht behouden. Dat is het dagelijks bestuur (DB) van de raad: voorzitter en secretaris. Het DB moet niet de voorloper en kartrekker van de OR zijn, maar een dienende en duwende rol vervullen. Alleen dan zullen alle OR-leden tot hun recht komen.

1. Voorstellen

Aangezien het aan de OR-leden gezamenlijk is om te bepalen wat ‘de OR’ ervan vindt, wat hij wil bereiken en hoe hij dat denkt te doen, moet de taakverdeling zich beperken tot de voorbereiding van die besluiten. U spaart veel vergadertijd uit door ervoor te zorgen dat er nooit meer een inhoudelijk agendapunt op de vergaderagenda komt zonder dat een of enkele leden daar een besluitrijp voorstel voor hebben voorbereid en verspreid onder de deelnemers. De vergadering kan zich dan richten op dat voorstel en na aanpassingen daar een besluit over nemen.

2. Taakverdeling

Voor het maken van die vergadervoorstellen kunt u verschillende vormen van taakverdeling hanteren. Kleine ondernemingsraden zullen meestal individuele leden of hooguit koppels daarvan vragen zo’n voorstel te maken. Grotere raden werken vaak met vaste werkgroepen van drie tot vijf leden. Een vaste groep heeft het bijkomend voordeel dat ze op belangstelling en competenties van de leden kunnen worden samengesteld. Bijvoorbeeld een groep die zich vooral met personele regelingen bezig houdt, een ander die het organisatorisch beleid van de onderneming bestrijkt en een derde die zich richt op het strategisch beleid en de kwaliteit van het product of de dienstverlening.

3. Coördinatie

Om te voorkomen dat de voorbereiders alles zelf moeten uitzoeken is het prettig als het DB per onderwerp een schriftelijke taakopdracht opstelt. Wat wordt er van de voorbereiding verwacht; op welke termijn en welke informatie is voorhanden? Als de DB-leden niet zelf deel uitmaken van de voorbereidingsgroepen, geef dan ook aan op wie de groep kan terugvallen als de leden vastlopen bij de uitvoering. Voorkom dat een werkgroep overbelast wordt door bij de verdeling van de opdrachten niet alleen te letten op de interesse van de groep maar ook rekening te houden met hun werkbelasting.

4. Werkcyclus

Omdat de vergaderingen sneller verlopen als alles is voorbereid, schiet er ook tijd over voor het werken in groepen. Een OR die gewend is elke week te vergaderen, kan nu volstaan met eens per twee weken. Reserveer die tijd in de andere week voor de voorbereiding in groepen (of individueel). Plan dat werkelijk in om te voorkomen dat OR-tijd verloren gaat! Het werken in kleine groepen geeft ook meer ruimte aan de leden die in het grotere verband moeilijk tot een eigen bijdrage komen.

5. Ruimte

Een voorwaarde om werkelijk te kunnen profiteren van de taakverdeling is dat de OR-leden elkaar de ruimte geven. Niets werkt zo ontmoedigend als in de vergadering moeten merken dat de overige leden het voorbereidend werk nog eens dunnetjes over doen. Natuurlijk blijft het mogelijk om het niet eens te zijn met het voorstel van de voorbereiders, maar dan moet er wel een gemotiveerd tegenvoorstel worden ingediend zodat er voor de vergadering wat te kiezen is. Wie daar niet over beschikt, kan beter zijn mond houden.

6. Proces

De hier beschreven werkwijze valt of staat met het optreden van het DB. Dat moet ervoor zorgen dat de voorbereiding werkelijk plaatsvindt, dat de vergaderingen strak en zakelijk worden geleid en dat de resultaten zichtbaar worden. Het betekent ook dat de vergaderagenda’s vroeger bekend moeten zijn en dat de bestuurder niet meer op het laatst mogelijke moment nieuwe onderwerpen kan aandragen. Maar dat was u toch al een doorn in het oog!

Eerder gepubliceerd in OR Rendement

Laat een reactie achter