Checklist: OR-platform
Ondernemingsraden van twee of meer organisaties kunnen door omstandigheden veel met elkaar te maken krijgen. Dat begint meestal schoorvoetend en informeel. Na verloop van tijd kan het voordelen bieden, misschien zelfs noodzakelijk zijn, om afspraken te maken over die samenwerking. Afspraken over de samenwerkingsdoelen, beschikbare faciliteiten en dergelijke markeren het moment waarop het informele contact uitgroeit tot een zogenaamd OR-platform. Hoe ziet zo'n platform er uit?
In fusieprocessen is het van groot en wederzijds belang dat de betrokken medezeggenschappers elkaar snel weten te vinden. Maar dat geldt ook bij bijvoorbeeld plannen tot het oprichten van een nieuwe gezamenlijke onderneming of - bij gemeenten - het voorbereiden van een gemeenschappelijke regeling. Eigenlijk in elke situatie waarin uw OR te voren ziet aankomen dat hij vroeg of laat met een of meer andere ondernemingsraden te maken krijgt. U kunt er dan maar beter vroeg aan beginnen of te voorkomen dat u straks uit elkaar wordt gespeeld.
1. Belangen
Vaak moet de OR eerst een barrière over voordat hij de collega-OR gaat opzoeken en is de eerste reactie bij die collega's ook afhoudend. Dat komt vooral omdat er een belangentegenstelling wordt vermoed waarbij samenwerking nutteloos wordt geacht. Bedenk dan dat de samenwerking zich in aanvang kan beperken tot kennismaking en informatie-uitwisseling en dat het niet onmiddellijk gaat om gezamenlijke meningsvorming. Misschien komt dat later, misschien ook nooit. Dat valt nu nog niet te voorspellen.
Vergeet niet dat er op het niveau van het bestuur ook al wordt samengewerkt!
2. Doelen
Formuleer als eerste met elkaar wat de samenwerking de deelnemers moet opleveren. Waartoe wordt het platform opgericht? Voortgezette kennismaking is een voor de hand liggend eerste doel. Dat hoeft zich niet te beperken tot persoonlijke kennismaking maar kan ook leiden tot het kennisnemen van elkaars werkwijze en de culturen van de betrokken organisaties.
Een ook snel te bereiken doel is het uitwisselen van beschikbare informatie over de ontwikkeling die gaande is en alle ondernemingsraden raakt. Vaak weet de een meer dan de ander, die weer over informatie beschikt waar de ander geen weet van heeft. Het is een mogelijkheid om de eigen beeldvorming te checken en aan te vullen.
3. Overleg
Meestal is er op directieniveau al een geformaliseerde samenwerking in de vorm van een ondertekende intentieverklaring en is er een project- of stuurgroep die de fusie of iets dergelijks voorbereidt of. Door deze te laten overleggen met het OR-platform worden alle betrokken medezeggenschappers efficiënt, gelijktijdig en eensluidend geïnformeerd.
Ook zal er dan al snel inhoudelijk over de zaken worden gesproken. Maak daarbij duidelijk dat er geen adviezen of besluiten van het platform te verwachten zijn. Elke deelnemende OR blijft volledig bevoegd en is niet gebonden aan het platformoverleg.
4. Afspraken
Voor het soepel functioneren van het platform is het nodig dat er werkafspraken worden gemaakt over frequentie en duur van de bijeenkomsten en de grootte en samenstelling van de OR-delegaties. Naarmate het overleg meer inhoud krijgt, wordt het ook tijdrovender en kan er behoefte ontstaan aan extra urenvrijstelling voor de deelnemers en aan ambtelijke ondersteuning van het platform. Soms wordt er een externe en onafhankelijke deskundige ingehuurd die tevens de vergaderingen voorzit. Ook dat kost geld.
Deze afspraken en faciliteiten kunnen het best worden vastgelegd in een ondernemingsovereenkomst op basis van artikel 32 WOR, die door alle betrokken ondernemingsraden en bestuurders wordt ondertekend.
5. Afstemming
Ook al dragen de deelnemende OR-en geen bevoegdheden over aan het platform, er ontstaat wel afstemming. Dat is onvermijdelijk. Zo zullen de adviezen die worden uitgebracht over de gedeelde ontwikkeling deels overeenstemmen maar ook afwijkingen ten opzichte van elkaar vertonen. Dat kan de samenwerkende bestuurders in de luxe positie brengen dat zij met een beroep op de noodzaak tot eensluidende besluiten die adviezen overnemen die het best in het eigen straatje passen.
Om dat te voorkomen gaan veel platforms vroeg of laat toch over naar het gezamenlijk adviseren. Daarmee wordt een nieuwe stap in de samenwerking gezet die het begin kan vormen van een nieuwe gezamenlijke ondernemingsraad.