Checklist zelfroosteren

Zelfroosteren zit in de lift. Dankzij daarvoor ontwikkelde sofware wordt op steeds meer arbeidsplekken door teams die binnen bepaalde uren productie of diensten verlenen, door de medewerkers zelf hun arbeidsrooster gemaakt. De voordelen liggen voor de hand: minder leegloop, meer flexibiliteit voor de organisatie en een betere afstemming van werk en privé voor de werknemer. Maar het invoeren of aanpassen van zelfroosteren valt wel onder uw instemmingsrecht. Dus moet u ook op de nadelen letten.

 

In OR Rendement van augustus is de maandelijkse checklist gewijd aan uw instemmingsrecht op het aanpassen van arbeidstijdenregelingen. In aanvulling daarop gaat deze checklist in op de specifieke aspecten van het zelfroosteren die een rol kunnen spelen bij uw besluit om al dan niet in te stemmen.

 

1. Normen

Het programma dat wordt gebruikt voor het zelfroosteren moet worden gevoed met de normen waarbinnen de planning moet ontstaan. Dat betekent dat er een waarborg moet zijn ingebouwd die voorkomt dat werknemers de normen van arbeidstijdenwet en cao overtreden.

Daarnaast moet de software ook duidelijk maken welke bezetting op welke momenten noodzakelijk is. Hiervoor geldt hetzelfde als bij centrale planning: te krappe normen betekent dat elke afwijking van de planning (ziekte, verlate aankomst, ongelukje tijdens het werk) een capaciteitsprobleem veroorzaakt. Het beste is te werken met een dubbele norm (minimum en maximum) en het programma ervoor laten zorgen dat de geplande bezetting op elke moment daartussen blijft.

2. Planning

Door het invoeren van zelfroosteren verschuift werk van de planner naar de werknemers. Afhankelijk van de complexiteit van het bedrijf en de wijze waarop het roosteren tot dusver is georganiseerd kan dat veel werk zijn. Wat gebeurt er met die centrale planners? Gaan zij toezicht uitoefenen op het zelfroosteren? Dat kan ten koste gaan van de overdracht van de verantwoordelijkheid aan de werknemers.

Let ook op de mogelijkheden die werknemers krijgen om hun eigen diensten te plannen. Kunnen ze dat vanuit huis doen? Dat heeft het voordeel dat ze ruggespraak kunnen hebben met het thuisfront. Maar het nadeel dat het plannen vrije tijdswerk wordt.

3. Communicatie

Invoering van zelfroosteren is een enorme verandering voor de werknemers op de werkvloer. Dat brengt onvermijdelijk weerstand en onzekerheid met zich mee. Goede communicatie kan dat bestrijden. Werknemers moeten mee worden genomen in het invoeren van deze verandering en zeker in het begin volop kansen krijgen om hun kritiek en ervaringen te uiten. Neem het communicatieplan mee bij het overwegen van uw instemming op de invoering.
Feedback is niet alleen belangrijk bij de invoering van het zelfroosteren. Werk is voortdurend in beweging en dat betekent dat er van tijd tot tijd ook onderhoud nodig is aan de software en de manier waarop deze wordt gebruikt. Zorg ervoor dat er in het werkoverleg van tijd tot tijd aandacht is voor de werkroosters, hoe deze tot stand komen en hoe ze in de praktijk uitpakken.

4. Knelpunten

Ook bij het zelfroosteren ontstaan er momenten waarop de bezetting onder de minumumnorm dreigt te zakken omdat er  te weinig mensen zichzelf daar vrijwillig inplannen. Cruciaal is hoe die problemen worden opgelost. Veel programma's hakken dan zelf de knoop door en plannen iemand in, rekening houdend met verplichte diensten uit het verleden.
Een andere mogelijkheid is dat het team zelf de oplossing zoekt. Dat past het best bij 'zelforganiseren' dat ook in steeds meer organisaties wordt ingevoerd. De vraag die uw OR dan moet beantwoorden is dan of uw organisatie, met name de leidinggevenden, eraan toe is om de uitvoerende werknemers zoveel verantwoordelijkheid te geven.

5. Zelf of centraal

Zoals gezegd kan het invoeren van zelfroosteren een grote verandering zijn die wellicht een te grote stap is om in één keer te zetten. Denk dan aan het eerst doorvoeren van een experiment op een of twee afdelingen. Laat daarbij niet de afdeling worden gekozen die toch al de meest vooruitstrevende is.
Spreek met de bestuurder af dat het instemmingsverzoek wordt aangehouden totdat de resultaten van het zelfroosteren van die afdeling geëvalueerd zijn. Bepaal wel te voren welke criteria daarvoor worden toegepast en op welke termijn.

Eerder gepubliceerd in OR Rendement