Checklist externe adviesopdracht

Adviseren over de adviseur

Sommige organisaties maken vaak gebruik van adviesbureaus, bij andere wordt er pas een adviesopdracht verstrekt als het echt iets uitzonderlijks betreft. Hoe dan ook, als de opdracht aan een externe adviesbureau te maken heeft met een of meer van de onder lid 1 van artikel 25 WOR opgesomde onderwerpen dan moet uw OR daarover eerst om advies worden gevraagd.

Eerste stap

Deze wettelijk verplichte adviesaanvraag blijft vaak achterwege. Doorgaans niet opzettelijk, maar omdat de bestuurder meent dat er nu nog niets aan de hand is. Dat mag doorgaans zo zijn, maar dat neemt toch niet weg dat het voor uw OR wel van belang is te weten dat er een onderzoek plaats gaat vinden.
De opdracht zelf geeft al aan in welke richting de opdrachtgever denkt. Omdat de adviesopdracht vaak de eerste stap is in de ontwikkeling van een besluit met grote gevolgen is het ook van belang dat u er nu al kennis van neemt en dat u zich daar een mening over vormt.

Bijdrage

Ook de ondernemingsraad zelf is vaak oprecht verbaasd als hij hoort dat hij in deze fase al de mogelijkheid moet krijgen advies uit te brengen. Gewend als hij is aan adviesaanvragen op het laatst mogelijke moment, als er eigenlijk alleen nog maar 'ja' of 'nee' gezegd kan worden.
Grijp deze kans om zinvol mee te denken over de opdracht aan het externe bureau en de keuze van de adviseur. Op zijn minst helpt u dat in uw eerste meningsvorming en stelt wellicht stelt het u beter in staat uw bijdrage te leveren aan de besluitvorming naar aanleiding van het te ontvangen adviesrapport.

Kosten

De adviesaanvraag aan uw OR moet u ook inzicht geven in de kosten van de opdracht. Niet zelden kiest de bestuurder een duur en gerenommeerd bureau omdat hij meent daarmee een rapport te krijgen dat aan zijn argumenten kracht bijzet. De adviesopdracht blijkt dan vooral bedoeld als extra argument voor het doorvoeren van voor het personeel onaangename veranderingen die al lang in de pen zijn.
Of dat zo is, zou u moeten kunnen terugvinden in de probleemstelling en de onderzoeksopdracht. Is deze zo open dat er meerdere ontwikkelingen mogelijk zijn of gaat het slechts één kant op? Kunt u zich  vinden in die opdracht? Zo niet, voer dan overleg over de achterliggende argumenten.

Eigen rol

Afhankelijk van het onderwerp kan het van belang zijn dat de externe deskundige met een delegatie van de OR spreekt. Bespreek ook dit met uw bestuurder en probeer het desgewenst toe te voegen aan de opdracht.

Zorg er in ieder geval voor dat u na afronding van zijn werk van de adviseur een eigen exemplaar van zijn rapport ontvangt en niet een door het management gemaakte samenvatting. Biedt daarover ongevraagd geheimhouding aan. Het is immers uitsluitend van belang voor uw eigen voorbereiding, niet voor het contact met uw achterban.

Alternatief

Peil in het overleg met de bestuurder de vrijblijvendheid van het te ontvangen rapport. Is de bestuurder zonder meer van plan de gegeven adviezen te volgen of zal hij deze eerst met anderen - waaronder uw OR - bespreken voordat hij een keuze maakt over het vervolg?
Bedenk tot slot bij het overleg over kosten, bureau en opdracht dat de OR ook altijd een eigen adviseur kan inschakelen als de bestuurder naar uw mening te weinig doet met uw suggesties over zijn adviesopdracht. Dat zou jammer zijn, want niet alleen kostenverhogend maar ook belemmerend voor de samenwerking in het vervolg.

Overige adviesopdrachten

Als uw bestuurder een adviseur wilt inschakelen over een onderwerp dat onder uw instemmingsrechten valt dan hoeft hij u daar slechts tijdig over te informeren.
Als uw ondernemingsraad een adviseur wilt inschakelen dan moet u de bestuurder daarvan op de hoogte stellen door hem te laten weten wat daarvan de kosten zijn. Hij kan alleen bezwaar maken tegen de hoogte van de kosten in relatie tot het belang van de OR en de financiële draagkracht van de onderneming. Dat zijn ook de aspecten waar de kantonrechter rekening mee houdt in het geval u er samen niet uitkomt. U kunt dan de zaak ook eerst voor bemiddeling voorleggen aan uw bedrijfscommissie.

Eerder gepubliceerd in OR Rendement