Checklist toezichthouder

Draag een toezichthouder voor

Veel ondernemingen hebben een orgaan dat toezicht houdt op de bedrijfsvoering, verantwoordelijk is voor ontslag en aanstelling van de bestuurders en dat beslist over de toekomst van de organisatie. Bij een vennootschap is dat de raad van commissarissen (rvc), bij vereniging of stichting de raad van toezicht (rvt). Soms heeft uw OR wettelijk of statutair een voordrachtsrecht op een of meer van die toezichthouders. Hoe vult u dat recht in?

1. Voorbereiding

Controleer eerst of er voor uw OR sprake is van een voordrachtsrecht (zie kader). Zo ja, zorg er dan voor dat u inzicht krijgt in het rooster van aftreden dat uw toezichthoudend orgaan hanteert en dat u tijdig wordt geïnformeerd over een naderende vacature waarvoor uw voordrachtsrecht geldt. Vraag ook het profiel op dat uw toezichthouder hanteert voor zijn gewenste samenstelling.

Bereid u ook OR-intern voor.  Wat vinden wij belangrijk bij een kandidaat; welke kwaliteiten van de huidige rvc/rvt willen we versterkt zien; welke kwaliteiten zijn van belang gezien de nabije toekomst? Vraag u ook af of u externe ondersteuning wil en wat daarvan de kosten zullen zijn.

2. Kandidaten

Als het moment van voordragen in zicht komt, moet u tijdig beginnen met het vinden van geschikte kandidaten. U kunt hiervoor advertenties plaatsen en/of uw eigen netwerk raadplegen (vakbonden, andere OR-en, persoonlijke bekenden). Neem ook een kijkje op www.nationaalregister.nl waar u tegen betaling een gerichte zoekopdracht kunt uitzetten. Leg te maken kosten wel eerst voor aan de bestuurder.

Kies in eerste instantie niet meer dan drie mogelijke kandidaten. Het eerste contact kan goed telefonisch verlopen. Als u - met een delegatie van de OR - met een of meer kandidaten in gesprek gaat, bereid u daar dan goed op voor. Vraag ook aan de kandidaat of hij aanvullende informatie wil voor zijn eigen voorbereiding.

3. Keuze

Gebruik in elk gesprek de OR-lijst met gewenste kwaliteiten uit stap 1. Dat is immers het door de OR gewenste profiel van de kandidaat. Voor de kandidaat wordt daarmee ook duidelijk wat de OR van hem verwacht. Bepaal direct na elk gesprek in hoeverre de kandidaat daaraan tegemoet lijkt te komen.

Wat in ieder geval ook aan de orde moet komen is de wijze waarop OR en kandidaat inhoud denken te geven aan de rol van 'door de OR voorgedragen toezichthouder'. Blijft het bij de voordracht of zullen er ook na aanstelling momenten van contact zijn? Bedenk daarbij dat elke toezichthouder alle belangen behoort te behartigen. Wel mag van deze toezichthouder worden verwacht dat hij extra aandacht heeft voor het contact met de ondernemingsraad.

4. Voordracht

Als eenmaal duidelijk is wie de voorkeur heeft van uw OR, bericht dit dan eerst aan alle kandidaten waarmee gesprekken zijn gevoerd. Verzeker u ervan dat de voor te dragen kandidaat nog steeds beschikbaar en bereid is. Stel vervolgens een voordrachtsbrief op aan bestuurder en toezichthouder.

Deze brief moet naast de persoonlijke gegevens van de kandidaat ook een schriftelijke onderbouwing van de voordracht bevatten. Daarvoor kunt u gebruik maken van de opbrengsten van de stappen 1 en 3.