Checklist overdracht
OR-leden komen en gaan, maar de OR blijft bestaan
Stel u voor: binnenkort heeft u algemene verkiezingen voor een nieuwe ondernemingsraad. Er zijn genoeg kandidaten om de kiezer echt wat te kiezen te geven. Het ziet ernaar uit dat ongeveer de helft van de raad vernieuwd zal worden en de huidige voorzitter stelt zich niet herkiesbaar. Hoe zorgt u er nu voor dat de continuïteit in het OR-werk geborgd blijft? Er zijn immers altijd een aantal zaken die doorlopen over de verkiezingen heen.
Continuïteit
Gelukkig komt het bijna niet voor dat een OR volledig vernieuwd wordt. Er zijn altijd wel leden die zich opnieuw verkiesbaar stellen en worden herkozen. Daarmee is de continuïteit al min of meer gegarandeerd. Er dreigt dan een ander gevaar: dat er feitelijk niets verandert. De nieuwkomers worden geacht bij te schuiven en zich aan te passen aan de gebruiken en opstellingen van de zittende OR.
Dat is nu ook weer niet de bedoeling. De verkiezingen moeten leiden tot een frisse doorstart van de OR waarbij de nieuwe leden zo snel mogelijk evenwaardig zijn aan de meer ervaren leden. Er gaat immers een nieuwe zittingsperiode in. Om dat mogelijk te maken is een terughoudende overdracht van belang.
Terughoudend
Streef daarbij niet naar volledigheid, maar beperk u tot wat echt essentieel is voor het OR-werk en de actualiteit in de periode van overdracht. Stel in de verkiezingsperiode daarvoor al een document op. Zorg daarnaast voor een set aan 'basisinformatie' die elk nieuw lid straks ontvangt en dat hem snel wegwijs maakt in de wondere wereld van de medezeggenschap. Zie daarvoor het kader op deze pagina.
Voorkom dat u in uw overdrachtsdocument aan stemmingmakerij gaat doen. Best mogelijk dat uw OR flink gefrustreerd is geraakt door de bestuurder of door een weinig geïnteresseerde achterban. De verleiding is dan groot dat u uw teleurstellingen meteen al overdraagt aan de nieuwe leden. Daarmee belemmert u een mogelijke doorbraak in deze structurele problemen. Wie weet is er een andere aanpak mogelijk waar uw OR niet toe in staat was, maar de nieuwe wel!
Plannen
Als u voor elk nieuw OR-lid het setje basisinformatie heeft, kan het overdrachtsdocument zich beperken tot de lopende dossiers en een vooruitblik. Geef een samenvatting van ontwikkelingen waarbij de OR is betrokken en die over de verkiezingen heen zullen lopen. Wat zijn de plannen, hoe kijkt de OR daartegenaan, wat is er al bereikt en wat wil de raad nog bereiken?
Daarnaast mag een blik op de nabije toekomst niet ontbreken. Wat ziet de aftredende OR nog op zijn opvolgers afkomen, waar moet speciaal op worden gelet en wat zou, als het even kan, verbeterd moeten worden?
Archief
Een belangrijke rol bij de continuïteit speelt het centrale OR-archief. Als het goed is kan elk OR-lid daar zo nodig meer informatie vinden over onderwerpen waarover hij meer wil weten. Dat is helaas vaak niet het geval. Een OR die niet beschikt over een ambtelijk secretaris ontbeert vaak ook een archief. Natuurlijk heeft elk zittend lid zijn eigen archief, maar daar weet hij alleen de weg in. Het heeft geen enkele zin zo'n persoonlijke map aan de opvolger over te dragen.
Als u nu moet constateren dat er geen OR-archief bestaat is het te laat om daar iets aan te doen. Het kan wel een opdracht worden aan de secretaris van de nieuwe OR om dat te gaan opbouwen. Dan is er aan het eind van de nieuwe zittingsperiode een betere overdracht mogelijk.
Basisinformatie voor nieuwe OR-leden
- Wet op de ondernemingsraden, voorzien van een (korte) toelichting;
- OR-reglement met eventuele bijlagen;
- Urenregeling, inclusief de afspraken over compensatie en vervanging;
- Taakverdeling binnen de raad: voorzitter en secretaris, eventuele commissies;
- Jaarplanning met daarin de overleg- en eigen vergaderingen;
- Afspraken met de bestuurder over de periodieke informatievoorziening;
- Communicatie met de achterban;
- Lijstje van in- en externe deskundigen waar de OR te rade kan gaan;
- Lopende convenanten, ondernemingsovereenkomsten of sociale plannen;
- Afspraken over de toegankelijkheid van het OR-archief (voor zover van toepassing).
Eerder gepubliceerd in OR Rendement