Checklist voorbereiding overlegvergadering

De overlegvergadering is de vergadering van uw ondernemingsraad met de bestuurder. Als u uit bent op beïnvloeding van lopende besluitvorming dan moet het daar gebeuren. Niet in uw advies of uw antwoord op een instemmingsaanvraag, want dan is voor zover het de bestuurder betreft de besluitvorming al afgerond. U moet het ijzer smeden als het nog heet is. Hoe maakt u het overleg met de bestuurder tot het hoogtepunt van de medezeggenschap?

1. Tijdig

Een voor hand liggende maar toch altijd moeilijk te realiseren voorwaarde voor goed overleg is dat u OR zich hier tijdig op kan voorbereiden. Dat betekent dat vóór de OR-vergadering bekend moet zijn wat er de volgende OV op de rol staat. En in geen geval dat er onderwerpen aan de orde komen die niet vooraf bekend zijn!
Als uw ondernemingsraad niet de kans krijgt zich gezamenlijk op de agendapunten van de OV voor te bereiden dan is er ook geen OR-bijdrage aan het overleg mogelijk. De bestuurder krijgt dan hooguit individuele meningen waarvan nog maar de vraag is in hoeverre die het OR-standpunt weergeven.

2. Standpunten

Die voorbereiding moet bij voorkeur niet leiden tot een serie vragen. Elke vraag plaatst de bestuurder in de dominante en de OR in een afhankelijke positie. Van echt overleg kan dan geen sprake meer zijn; de vergadering wordt een soort spreekuur van de bestuurder.
Zorg ervoor dat uw voorbereiding u een aantal voorlopige standpunten oplevert waarmee u het overleg kunt leiden in de door u gewenste richting en waarmee u tegelijkertijd onderzoekt of de bestuurder gevoelig is voor uw argumenten.

3. Voorlopig

Voorkom dat u bij uw standpuntbepalingen in oplossingen denkt. De test daarvoor is het bepalen of een standpunt meer dan 1 uitkomst toestaat. Als dat niet zo is, dan bent u inderdaad op de stoel van de bestuurder gaan zitten. Dat wordt zelden gewaardeerd.
Leg bij de presentatie van uw standpunten de nadruk op de voorlopigheid ervan. De standpunten geven weer hoe de OR op dit moment en bij de beschikbare informatie over de zaak denkt. Dat kan veranderen. U verwacht van de bestuurder dat hij ruimte biedt aan de inbreng van de OR, dan moet u ook zelf die bereidheid hebben.

4. Doelen

Zorg ervoor dat u in de voorbereiding voor elk inhoudelijk te bespreken agendapunt eigen voorlopige standpunten heeft. Zij vormen uw vergaderdoelen. Na afloop van de OV bepaalt u dan ook met elkaar wat de bespreking heeft opgeleverd en wat dat betekent voor uw eerdere standpunten.
Waar overeenstemming over is behoeft pas bij de adviesaanvraag weer aandacht (is het gerealiseerd?) Sommige punten blijken misschien te hoog gegrepen. Bent u bereid daar water in de wijn te doen? Andere zaken kunt u dankzij het gevoerde overleg nu scherper formuleren. Het is ook heel goed mogelijk dat het overleg tot nieuwe standpunten leidt.

5. Achterban

Maak gebruik van uw vertegenwoordigende rol om uw positie als gesprekspartner te versterken. Deel vooraf uw doelen met de achterban en laat na afloop van het overleg weten wat het heft opgeleverd.
Dat geldt niet voor elk onderwerp en voor al uw standpunten. Soms is het beter een zaak nog even ‘onder de pet’ te houden en pas later daarover te berichten. Realiseer u echter dat uw standpunten die een draagval hebben onder uw achterban het meeste gewicht hebben.

Voorbeeld

Overleg over het voornemen het managementteam (MT) in te krimpen
Het is de OR bekend dat er gedacht wordt over het inkrimpen van het MT van 5 naar 3 personen. De OR wil niet wachten op de adviesaanvraag. In zijn voorbereiding stelt de OR drie overlegpunten vast:

• De inkrimping moet een bezuiniging in de salariskosten opleveren van tenminste 20%, rekening houdend met eventuele promoties onder het niveau van het MT.
• Alle afdelingen moeten in de samenstelling van het MT vertegenwoordigd zijn.
• Het MT moet een collectieve verantwoordelijkheid gaan dragen die wordt vastgelegd in het MT-reglement.

Eerder gepubliceerd in OR Rendement