Alles draait om de centen

Veel organisaties werken met een jaarbegroting, met name non-profitinstellingen. Uw ondernemingsraad heeft dan op grond van de wet minimaal een informatierecht. Soms zijn er extra bevoegdheden op basis van cao of publiekrechtelijke regels, doorgaans in de vorm van een adviesrecht. Ook als dat er niet is, kunt u die begroting met uw bestuurder bespreken en – als u dat wil – er ongevraagd advies over uitbrengen. Uw werk begint steeds met een kritische beoordeling.

De begroting is het financiële plan voor het komende jaar. Er bestaan ook meerjarenbegrotingen maar in deze checklist beperken we ons tot de begroting voor het komende, soms al lopende jaar. Het is dus de vertaling van allerlei wensen en plannen in het daarvoor benodigde geld en de dekking daarvoor. Omdat in organisaties nagenoeg elke activiteit geld kost, moet u in de begroting de beleidskeuzes in geld vertaald kunnen terugvinden.

Cijferbrij

Veel ondernemingsraden deinzen terug voor het bestuderen van financiële stukken, waaronder de begroting. De cijferbrij en het typische financiële jargon schrikken menig OR-lid af. Dat is jammer want het gaat hier wel om een belangrijk en buitengewoon informatief document.Het is ook niet nodig want het is de taak van de bestuurder om de informatie die hij u moet verstrekken toegankelijk te maken. In de meeste organisaties wordt dit opgelost door de verantwoordelijke functionaris (hoofd financiën of controller) tekst en uitleg te laten geven.

Verstopt

Het overgrote deel van de geplande inkomsten en uitgaven is historisch bepaald. Dat wil zeggen dat het lopende bedrijf dit met zich mee brengt. Zonder ingrijpende besluiten valt daar weinig aan te veranderen. Wat er vervolgens overblijft voor nieuw beleid is marginaal. Dat nieuwe beleid zit als het ware verstopt in de grote posten. Opleidingskosten vindt u ergens onder personeelskosten. Verbetering van arbeidsvoorwaarden zit in de salariskosten maar kan onzichtbaar worden als er tegelijkertijd wordt uitgegaan van vermindering van de personeelsformatie. U zult dus wel degelijk moeten kijken naar hoe de verschillende posten zijn opgebouwd en daar zo nodig op door moeten vragen.

Afspraken

In een arbeidsintensieve onderneming vormen de personeelskosten al snel 70-80% van de totale kosten. Die moeten dus altijd worden gespecificeerd om enig inzicht te geven in geplande wijzigingen.
Vergelijk de nieuwe begroting altijd met de vorige en let met name op verschillen van 5% of meer. Hoe worden die verklaard? Denk ook aan eerdere afspraken die uw OR met de bestuurder maakte over bijvoorbeeld arbobeleid en ander personeelsbeleid. Waar kunt u die terugvinden in deze begroting?

Onzekerheid

Juist omdat een begroting betrekking heeft op de toekomst zit daar altijd ook een zekere mate van onzekerheid in. Zullen de zaken zich inderdaad zo ontwikkelen als wij dat nu voorzien? Voor zover de bestuurder dat zelf in de hand heeft, valt dat wel mee, maar een deel van de cijfers wordt door de buitenwereld bepaald. Ook kan het zijn dat er nieuwe activiteiten zullen worden ondernomen waar de organisatie nog geen ervaring mee heeft en die dus anders kunnen uitpakken dan verwacht.
De bestuurder is verplicht (zie kader) een toelichting bij de begroting te geven die onder meer ingaat op de mogelijkheid en de gevolgen van afwijkingen van zijn verwachtingen.

De begroting in de Wet op de ondernemingsraden (WOR)

• Het informatierecht op de begroting vindt u terug in artikel 31a, lid 7 dat bepaalt dat als de ondernemer een meerjarenplan, raming of begroting van inkomsten en uitgaven opstelt, hij deze met een toelichting aan de OR moet verstrekken.
• Dat lid bepaalt tevens dat de begroting moet worden besproken in het halfjaarlijkse overleg over de algemene gang van zaken die geregeld is in artikel 24.
• Het recht op het uitbrengen van een ongevraagd advies in de vorm van een schriftelijk voorstel vindt u in artikel 23, lid 3.

Eerder gepubliceerd in OR-Rendement