Controle op aanwezigheid en gedrag: waar ligt de grens?

De laatste dagen ontdek ik een nieuw dilemma. Waar ligt bij controle (op gedrag van) van medewerkers de grens?

Controle tot hoever?

Het zit zo. Ik las onlangs dat VOPAK, een bedrijf dat chemicaliën en brandstoffen opslaat, als eerste bedrijf in Nederland pasjes introduceert waarmee het elke beweging van medewerkers en bezoekers kan volgen. Het is een soort tracker die exact aangeeft waar en in welke positie de drager zich bevindt. De Centrale Ondernemingsraad vreest inbreuk op privacy en schakelt eigen adviseurs in. De COR heeft geen probleem als het gaat over veiligheid, maar de privacy ligt heel gevoelig. VOPAK stelt: ‘Intern is het systeem geen onderwerp van gesprek. Iedereen snapt dat het om veiligheid gaat‘.  De discussie gaat met name om de ’man down functie‘. Het pasje signaleert zelf als de drager op de grond ligt.  Als dit ‘ongewoon lang duurt’, krijgen andere badges in de buurt automatisch een oproep. De COR is ‘druk in gesprek met de directie’. De werknemers willen weten welke data uitgeschakeld kunnen worden en welke functies later kunnen worden aangebracht, zoals een chip die geluid weergeeft.

Maar het moet óók veilig

Veiligheid is natuurlijk een groot goed, zeker in een bedrijf waar de boel kan ontploffen.
In dat kader is het ook logisch dat inleners gedwongen worden een pasje te dragen. Veiligheid houdt immers niet op bij eigen personeel.
Aan de andere kant: wat doet het bedrijf met de geïnventariseerde data? Bij VOPAK kan maar één  persoon de gegevens bekijken. De koppeling tussen de persoon en de gegevens en de data worden geanonimiseerd bewaard om eventuele calamiteiten te analyseren.
Maar mag het bedrijf ook zien hoe lang iemand naar de WC gaat en wie bij wie in de kantine zit en waar ze over praten (of misschien wel heel andere dingen doen?)

Wat te doen bij overtredingen?

En wat te doen bij overtredingen van de afgesproken en gecommuniceerde bedrijfsregels? De verzamelde gegevens mogen in het kader van een personeelsvolgsysteem immers niet worden gebruikt waarvoor ze niet bedoeld zijn? Ze komen toch niet in de plaats van het persoonlijk aanspreken van de medewerker door de leidinggevende als de medewerker zich niet houdt aan de afgesproken regels? Er kan toch ook een reden zijn waarom een medewerker zich niet heeft kunnen houden aan de afspraak? Maatwerk in plaats van blind volgen van de uitkomsten dus.

Nut en noodzaak altijd duidelijk en in verhouding tot aanpak?

Nog een andere casus. Veel bedrijven voeren een alcohol-, drugs- en medicijnenbeleid en willen gebruik kunnen controleren.  Op zich natuurlijk prima. Ook daarbij is veiligheid (voor jezelf alsook anderen) een groot goed. Maar wie controleert op welke manier? Wie bepaalt de noodzaak en aanleiding voor controle? Wat zijn de normen inzake ‘fit for duty’? Waarop zijn deze gebaseerd? Staan deze in verhouding tot de veiligheidsrisico’s binnen c.q., van het bedrijf? Wat gebeurt er met de gegevens? Wie mag ze inzien? Wat te doen bij overtredingen? Zoals je leest, (bijna) dezelfde vragen als bij de VOPAK casus. Zie hier mijn dilemma in een notendop.

Zorgvuldig afwegen graag

Elke casus is anders en heeft andere achtergronden. Uiteraard heeft de werkgever het recht om – binnen de grenzen van de wet – in de onderneming werknemers te controleren. Hij moet zich daarbij wel houden aan vooraf overeengekomen voorwaarden zoals een legitiem doel om te controleren, het vooraf op de hoogte brengen van de werknemers en eventueel anderen waarop de controle van toepassing is. Er dient wat mij betreft een expliciete afweging te komen of de voorgestelde controle zo min mogelijk belastend is voor de privacy van werknemers. De lichtste vorm van controle verdient daarbij aanbeveling. Temeer omdat voorkomen moet worden dat controle vanuit wantrouwen plaatsvindt. Wantrouwen getuigt wat mij betreft van een principieel verkeerde insteek van de leiding. Medewerkers dienen vertrouwd te worden totdat het tegendeel bewezen is, maar dan moet je wel bewijs mogen verzamelen.
Wat ik daarbij verder van belang vind is dat niet alle technische mogelijkheden van een systeem per definitie worden toegepast. Technologie is niet alleen maar handig. Het verandert sociaal gedrag en morele opvattingen, zoals waar ligt de grens tussen buitenwereld en privé.

Op de rem

Wat mij betreft trappen medezeggenschapsorganen standaard op de rem. Niet met als doel om voorgestelde maatregelen tegen te houden of te vertragen, maar om het naadje van de kous te weten voordat ze eventueel akkoord gaan. Want de acceptatie van technologie moet niet worden bepaald door wat mogelijk is maar door de discussie over wat het bedrijf tegen welke prijs wil en hoe daarbij de belangen en privacy van medewerkers daarin een volwaardige positie hebben.