Een jaarlijks terugkerend thema is het aanvragen en toekennen van vakantiewensen. Het hangt sterk van de organisatie af of dat problemen geeft. Als er gewerkt wordt met een bedrijfssluiting zal zich dat veel minder voordoen. Moet er ook in de vakantiemaanden volop worden doorgewerkt, dan worden er vaak interne regelingen opgesteld die willekeur moeten voorkomen en iedereen gelijke kansen willen geven op het honoreren van vakantiewensen. Dergelijke regelingen vallen onder uw instemmingsrecht. Waarop te letten?

Bedenk dat het Burgerlijk Wetboek (BW) en vaak ook de eigen CAO regels kent over het aanvragen en toekennen van vakantie. Het is de taak van de OR erop toe te zien dat deze correct worden toegepast. De interne regelingen gaan doorgaans verder en voor die nadere invulling is uw instemming vereist. Uw instemmingsrecht strekt zich niet uit tot de toepassing van de regels in het individuele geval en beperkt zich dus tot regels met algemene strekking.

BW

Boek 7 van het BW (artikelen 634 en 638) kent elke werknemer een jaarlijks vakantierecht toe van vier maal zijn contractuele werkweek en verplicht de werkgever om de werknemer in staat te stellen dit ook werkelijk op te nemen. De werknemer moet zelf schriftelijk aangeven wanneer hij vakantie wenst en de werkgever is dan verplicht binnen twee weken hierover schriftelijk zijn besluit te laten weten. Laat hij dat na, dan mag de werknemer ervan uitgaan dat zijn vakantie doorgaat zoals aangevraagd.

Alleen om ‘gewichtige redenen’ (continuïteit van het bedrijf en dergelijke) mag de werkgever de aanvraag weigeren. Hij moet er dan wel voor zorgen dat de werknemer op een ander moment gedurende minimaal twee weken of twee keer een week vakantie kan nemen.

Bovenwettelijk

Veel CAO’s en bedrijfsregelingen kennen de werknemer meer vakantiedagen toe dan de aanspraak op grond van het BW die voor een fulltimer uitkomt op 20 dagen per jaar. In principe geldt voor de besteding van die extra, bovenwettelijke dagen dezelfde termijnen en procedure als hierboven beschreven. Er mag echter van worden afgeweken mits dit in de CAO of met instemming van de OR in de interne regeling is vastgelegd. Dit mag zelfs ten nadele van de werknemers.

Zowel voor de wettelijke als de bovenwettelijke vakantiedagen geldt dat deeltijders die naar rato opbouwen. Het recht op minimaal twee weken of twee keer een week aaneengesloten vakantie geldt ook voor hen. Er zijn CAO’s die zelfs recht geven op drie aaneengesloten vakantieweken per jaar. In sommige ondernemingen kunnen werknemers hun aantal vrije dagen verder verhogen door te ruilen met andere arbeidsvoorwaarden.

Hoogseizoen

Veel werknemers zijn beperkt in hun mogelijkheden om vakantie te plannen. Dat doet zich vooral voor bij schoolgaande kinderen en partners die voor hun vakantie gebonden zijn aan periodes van bedrijfssluiting, zoals in het onderwijs. Het is dan zaak dat er een algemene regeling voor het aanvragen en toekennen van verlof komt die ieder gelijke kansen geeft. Daar horen elementen in als tijdig aanvragen en toekenning op basis van objectieve criteria. Voorkom dat de werknemer met kinderen automatisch meer recht heeft op vakantie in een bepaalde periode. Waarom mensen juist dan vakantie willen is immers hun eigen zaak. De meeste mensen gaan niet voor hun plezier in het hoogseizoen met vakantie. Als ze daar toch voor kiezen hebben zij daarop evenveel recht als de collega met kinderen.

Instemming

Dankzij het instemmingsrecht staat uw OR sterk in het toezien op een rechtvaardige regeling die tevens voldoet aan wat BW en CAO al bepalen. Als er in bepaalde periodes vaak teveel mensen tegelijk met vakantie willen, kan het helpen om meerjaarsoverzichten bij te houden van wie wanneer ‘aan de beurt’ is geweest en/of de maximale vakantieduur te beperken (bijvoorbeeld twee in plaats van drie aaneengesloten weken).

In het contact met de achterban kunt u peilen hoe de bestaande regelingen – of het ontbreken ervan – in de praktijk uitpakken. Met behulp van uw initiatiefrecht kunt u vervolgens aanpassingen of een nieuwe regeling voorstellen.

Het inplannen van arbeidstijdverkorting

Bij arbeidsduurverkorting (ADV) wordt de werkweek contractueel aangepast. Bijvoorbeeld 40 uur werken waarvan slechts 38 worden betaald en elke tweede week een dagdeel vrij. Daarmee liggen ook de werktijden vast en is er voor uw ondernemingsraad dus geen taak weggelegd. Anders ligt het bij ATV (arbeidstijdverkorting) waarbij op kwartaal- of jaarbasis het aantal betaalde arbeidsdagen wordt verkort en er dus roostervrije dagen ontstaan die in een bepaalde periode moeten worden opgenomen.
Sommige cao’s, met name in de industrie, bevatten regelingen over het opnemen van ATV. Als die er niet zijn of nog ruimte laten voor nadere invulling door de werkgever, is uw instemmingsrecht zonder meer van kracht. Dat geldt ook voor een vaststellen of wijzigen van een eventuele bedrijfsregeling.

Eerder gepubliceerd in OR Rendement