Bijsluiter bij Zoom
Zoom (spreek uit ‘zoem’). Ik wist begin dit jaar niet eens wat dat was. Inmiddels ben ik aardig vertrouwd met deze digitale vooruitgang. Dat het vooruitgang is kan ik niet ontkennen; ook al valt de aanleiding tot al dat ge-Zoom meer in de categorie ‘ellende’. Het maakt het thuiswerken een stuk eenvoudiger. Maar een wondermiddel is het niet. Op bepaalde punten is het zelfs geen lapmiddel. Daarom deze bijsluiter die u ook mag gebruiken voor Teams, Hangouts, Slack, Jitsi en wat er verder nog aan videovergaderapps op de markt komt.
Geheim
Hoe het met u zit weet ik niet, maar ik ben een vakidioot die graag werkt maar ook sterk gelooft in samen zijn en samen doen. Een collega-trainer verwoordde het vergaderen zo: “Het onderwerp staat op de agenda, het patroon zit rond de tafel en het feitelijke proces gebeurt onder tafel.” En zo is het!
Het draait om het vergaderproces – niet om de procedures – en dat is grotendeels een gebeuren dat zich in het verborgene afspeelt.
Toch voel je aan die vergadertafel iets van dat proces. Je ziet het in iemands gezicht of lichaamshouding hoe hij reageert op wat er gezegd wordt. Ook aan de spreker is te zien hoe sterk hij gelooft in zijn standpunt of hoe zeer hij het (on)eens is met een ander. Soms voel je zelfs een collectieve spanning, opluchting, eensgezindheid of een conflict dat in de lucht lijkt te hangen.
Stokken
Zo is ook het samenwerken in een OR een geheimzinnig proces waar je in moet zitten om er iets van waar te nemen. Hoe goed wordt er geluisterd, want zijn de persoonlijke posities in de pikorde, wie werkt met wie en wie dreigt er buiten te vallen? Dat speelt in een OR veel meer dan in andere resultaatgerichte teams door de grotere diversiteit in opleiding, achtergrond en ervaring. Dan toch samen tot een mening of standpunt komen over een aangelegenheid waarmee je niet dagelijks bezig bent is een boeiend proces.
En precies dat proces verdwijnt grotendeels in Zoom! Een team dat goed op elkaar is ingespeeld kan het lang rekken, maar bij onderlinge onbekendheid wil het proces via Zoom niet op gang komen. Informatie uitwisselen gaat prima. Vragen, antwoorden en opmerkingen wil ook nog wel. Maar als het op besluitvorming aankomt, stokt het proces.
Beste
De mogelijkheden van Zoom en aanverwante hulpmiddelen zijn beperkt. Een vervanging voor het fysiek vergaderen is het zeker niet. Toch maar weer bij elkaar komen dan, als er besluiten moeten worden genomen? Daar ga ik niet over. Wat kan helpen is de bespreking opknippen in kleinere stukken en de deelnemers tussendoor gerichte vragen laten beantwoorden als input voor de volgende ronde.
En verder moeten we er maar het beste van maken!