In verwachting
In verwachting zijn kan mooi wezen, maar dan moet het niet drie of vier jaar duren. Dan gaat de aardigheid er wel af. Het is dan ook niet raar dat ondernemingsraden die de volle zittingsperiode (drie of vier jaar) in verwachting van elkaar blijven, in die tijd veel teleurstellingen te verwerken krijgen. Zou het niet beter zijn die verwachtingsvolle tijd zo veel mogelijk te bekorten?
Als OR-leden niet tegen elkaar uitspreken wat ze van elkaar verwachten, dan levert dat onvermijdelijk teleurstellingen op. In de verwerking daarvan gaat veel tijd en energie zitten. Die tijd kan beter worden besteed aan het elkaar stimuleren om gezamenlijk resultaten te halen. De samenwerking in een OR is immers een belangrijke succesfactor bij het bereiken van resultaten.
Afspraken
Het principe van het delen van verwachtingen is simpel: hoe beter je op de hoogte bent van wat er door anderen van je verwacht wordt, hoe gemakkelijker het is om daar rekening mee te houden. De bereidheid daartoe is bij de meeste mensen hoog. Als bekend is dat de afspraak is om de mobieltjes tijdens de vergadering uit en met rust te laten, dan houden we ons daaraan. En wie het eens een keer niet doet, zal daar snel op worden aangesproken. Een verwijzing naar de bestaande afspraak voldoet.
Neem dus een keer de tijd om de bestaande verwachtingen aan de orde te stellen en na bespreking vast te leggen. Het gaat doorgaans om vanzelfsprekende zaken als ‘iedereen neemt goed voorbereid aan de vergadering deel’, ‘je reageert binnen 48 uur op e-mailvragen’ en ‘we beginnen stipt op tijd’.
Taakverdeling
Van een heel andere orde zijn de vragen ‘wat verwachten we van elkaar als OR-leden’ en ‘wat wordt er van mij verwacht’? De leden brengen verschillende capaciteiten in en de raad doet er goed aan daar ten volle gebruik van te maken. Maar er zijn ook een aantal taken die hoe dan ook vervuld moeten worden; ook al staat niemand daarbij te trappelen. Dit gaat om meer dan het verdelen van de functies van voorzitter en secretaris, al maakt dat er wel onderdeel van uit. Ga ook daar met elkaar eens voor zitten, maak een overzicht van benodigde kwaliteiten en deskundigheden en verdeel deze. Dat kan ook prima tijdens een scholing.
VOT
Ook in de samenwerking tussen OR en bestuurder spelen verwachtingen een grote rol. Zo zijn er bestuurders die tabak hebben van alle vragen die steeds maar weer door de OR worden gesteld, zonder dat ooit hardop te zeggen. En ook van de kant van de OR leven er verwachtingen ten aanzien van de bestuurder. Vooral naleving van de WOR scoort daarbij hoog.
Zorg ervoor dat er minstens eens per jaar met elkaar van gedachten wordt gewisseld over die wederzijdse verwachtingen. Om zo’n overleg de beste kansen te geven kan het het best informeel blijven. Geen verslag of notulen. Als er afspraken moeten worden gemaakt, kan dat in de eerstvolgende formele overlegvergadering. Ook zo’n overleg – met de voeten op tafel (VOT) – kan prima in een OR-scholing.