Wat is de bespreek-handelingsratio?
Tijdens een bespreking komt een prima idee naar voren. Alle deelnemers zijn of worden enthousiast. Dit idee wordt via allerlei invalshoeken verder verrijkt. Aan het eind van deze bespreking worden afspraken gemaakt wie wat gaat doen om dit idee verder uit te werken. Na afloop van de bespreking worden de actiepunten en reminders aan elkaar gestuurd. So far, so good.
Maar dan…
Bij de volgende bespreking wordt de stand van zaken van dit prima idee besproken. Er blijkt hoegenaamd niets gebeurd. Er worden daartoe allerlei oorzaken aangedragen die meestal buiten de persoon zelf liggen. De gemaakte afspraken worden nogmaals herhaald en bevestigd. Maar tijdens de volgende bespreking gebeurt precies hetzelfde.
We treffen hier een typisch geval van een onevenwichtige bespreek-handelingsratio. Met elkaar de gewenste (individuele) acties bespreken gaat prima, maar de individuele uitvoering stokt.
Een productieve bespreking heeft een ratio van 80% of meer: dat wil zeggen dat 80% van de afgesproken acties geheel of gedeeltelijk volgens afspraak worden uitgevoerd. Meer wordt het niet.
Lage ratio: waar ligt dit aan?
Er bestaan diverse oorzaken voor een te laag ratio. De meest voorkomende zijn:
- De geplande uitvoerders hebben/hadden het echt te druk en/of werden overrompeld door urgente omstandigheden. Of simpelweg: ‘gewoon vergeten’;
- Je dacht dat je wist/snapte hoe je de actie aan moest pakken, maar – op het moment van uitvoering – bij nader inzien niet meer
- Degenen van wie je wat gedaan moest krijgen reageert niet of anders dan je verwachtte;
- Bij nader inzien ben jezelf (veel) minder enthousiast geworden over het plan of er zijn alternatieven die beter werken en/of veel minder energie kosten.
Functioneren (praten) of presteren (voortgang, rendement)
Houd jezelf en anderen niet voor de gek, hoe verleidelijk dat ook is. Als na de eerste keer dat de voortgang stokt, een aantal bovenstaande oorzaken zijn benoemd en nadere afspraken zijn gemaakt moet het lukken om er enige voortgang in te krijgen. Anders moet de stekker maar uit het oorspronkelijke idee. Dat moet kunnen natuurlijk, maar doorgaan op dezelfde weg is geen optie. Je bevestigt elkaars onvermogen met alle gevolgen van dien. Kortom: is er een minder ambitieus alternatief mogelijk? Ga dáár dan voor!